お問い合わせの自動返信メールに、何を書いておくか

お問い合わせフォームから送信すると、すぐに届く自動返信メール。サイトを作ったときに設定したきり、一度も読み返していないという方は多いと思います。中を開くと「お問い合わせありがとうございました。」の一行だけ、ということもあります。今回は、この自動返信メールに何を書いておくとよいかについて書きます。

自動返信は、届いたことの証明

フォームから送った人は、送信ボタンを押したあと、本当に届いたのかを少し気にしています。画面に完了の表示が出ても、手元に何も残らないと、ちゃんと送れたのかを確かめる方法がありません。

自動返信は、その不安に答えられる唯一のものです。だからこそ、受け付けたことがはっきり分かる書き出しにしておきます。お問い合わせを受け付けました、という一文を最初に置き、件名にも事業名と受付の言葉を入れておくと、ほかのメールに埋もれにくくなります。

自動返信に、送信された内容の控えを付けておくと、相手はあとで見返せます。何を書いて送ったのか、意外と覚えていないものです。返信を待つあいだに、言い忘れたことに気づく方もいます。

控えがあれば、そのメールに返信する形で補足を送ってもらうこともできます。多くのフォームの仕組みでは、設定一つで入力内容を差し込めるので、手間はほとんどかかりません。受け付けた日時も入るようにしておくと、いつ送ったのかを、あとからお互いに確かめられます。

自動返信は、相手の手元に残る、こちらからの最初の一通です。

自動返信には、このあとの流れも短く書いておきます。返信までの目安は、お問い合わせページに書いた日数と同じにそろえます。ここで違う日数が書かれていると、どちらを信じればよいのか迷わせてしまいます。

もうひとつ書いておきたいのが、返信が届かなかったときの連絡先です。こちらからの返信が迷惑メールに振り分けられることは、珍しくありません。目安の日数を過ぎても届かない場合は、迷惑メールのフォルダを確かめていただくか、別の連絡先へ、と一行あるだけで、行き違いがずいぶん減ります。

自動返信だからといって、事務的な文章である必要はありません。とはいえ、凝った文章にする必要もありません。

たとえば、いただいた内容を読んでから返信します、と一行添える。誰が返信するのかを名前で書いておく。それだけで、仕組みが送ってきたメールではなく、人が待っている場所から届いた一通に変わります。

一度、ご自身でフォームから送信して、届いた自動返信を読んでみてください。相手が最初に受け取るのはこの一通なので、読み返す価値は思っているより大きいと思います。

フォームのまわりの言葉は、サイトの中でも見落とされやすいところです。理路のサービス紹介文づくりでは、一度のヒアリングをもとに、サイトの各所でそのまま使える形の文章をお返ししています。