会社案内やWebサイトの文章を書くとき、どのくらいの固さで書けばよいか迷うことがあります。丁寧にしようとすると固くなり、親しみやすくしようとすると軽くなる。ちょうどよいところが見つけにくい。
固さは、敬語の種類と文の長さで、ほとんど決まります。表現を工夫する前に、この二つを調整するほうが早く整います。
固くなる原因の多くは、二重敬語と体言止めです。「ご検討いただけますようお願い申し上げます」のような形が続くと、読むのに力が要ります。「ご検討ください」で十分伝わります。また「〜の実現」「〜への対応」といった体言止めが並ぶと、書類のような印象になります。動詞で終える文を混ぜると、ほどけます。
逆に軽くなる原因は、話し言葉の混入です。「〜なんです」「ちょっと」「めっちゃ」といった語が入ると、一気に温度が上がります。SNSでは合いますが、会社案内では浮くことがあります。
では、ちょうどよさはどう決めるか。基準は、読む相手が声に出して読んだときに、恥ずかしくないかどうかです。取引先の担当者が、社内で読み上げる場面を想像してみてください。固すぎると他人の文章に聞こえ、軽すぎると場に合いません。その中間が、その事業に合った固さです。
もうひとつの目安は、文末をそろえすぎないことです。「〜です」ばかりが続くと単調になり、「〜ます」ばかりだと事務的になります。混ぜるだけで、読みやすさが変わります。
最後に、業種によって適した固さは違います。士業や医療は少し固めのほうが安心感につながり、サロンや個人事業は少し軽いほうが近く感じられます。同じ文章を他業種から借りてくると、ここがずれます。
いまの会社案内から一段落を選び、声に出して読んでみてください。読みにくいところ、言いにくいところが、直しどころです。
文章の固さは、事業の性格と読む相手で決まります。理路では、その判断を含めて、掲載できる形の原稿としてお渡ししています。
